Grote en gevestigde ondernemingen en organisaties hebben wat boekhouding betreft de zaken wel voor elkaar. Het wordt namelijk uitbesteed aan een administratiekantoor of accountant die de jaarrekening verzorgt, de kwartaal aangiftes doet, fiscale regelingen kent etc. En daarnaast is er de eigen financiële afdeling waar nauwlettend wordt toegezien dat de facturen op tijd worden betaald, de lonen worden uitgekeerd, etc.

Het is een luxe die voor kleinere ondernemers (vaak) niet is weggelegd. De omzet is bijvoorbeeld dermate dat het de uurtarieven van een accountant niet rechtvaardigt. Zij moeten er dan zelf tijd in steken. Op z’n zachtst gezegd vervelend, want die kleine zelfstandige is al druk genoeg met het binnenhalen van werk, de productie en opdrachten, offertes, inkoop, facturatie en andere zaken. Zo gaan avonduren of zondagmiddagen op aan cijferen in plaats van een fietstocht met de kinderen of de voetbaltraining. Tot frustratie van gezin of vrienden.

Hoe kan dat nu?

Want met reclames en slogans als ‘Boekhouden was nog nooit zo eenvoudig’ presenteren zich talrijke aanbieders van doe het zelf boekhoudpakketten. “Alsof het met een druk op de knop allemaal geregeld is”, zegt Jan Lammertink van accountants-en advieskantoor Countus in Enschede:
“Er zijn prima online-pakketten maar het wekt de indruk dat het allemaal simpel is en het pakket alles wel voor je regelt. Dat is te kort door de bocht. Want de vraag is of je als zelfstandige voldoende kennis hebt over fiscale regelingen. Weet je bijvoorbeeld welke aftrekposten er zijn.

Dat is één van de valkuilen: dat je die vergeet en daardoor geld laat liggen. Boekhouden en belastingen, dat is een vak!”

Lammertink is ondernemersadviseur binnen Countus, dat dit jaar een eeuw bestaat en met meer dan 25 kantoren sterk is vertegenwoordigd in de oostelijke regio. “Als adviseur ondersteun je de ondernemer. Ook de beginnende ondernemer. Wat betreft het boekhouden zelf doen of uitbesteden, dat ligt altijd aan de situatie en aan de aard van de ondernemer. Voor de een is het duidelijk dat het moet worden uitbesteed, de ander heeft iemand die de cijfers bijhoudt of het zit in de aard van de ondernemer om het toch echt zelf te doen.”

Alles helemaal zelf doen, daarvan is Lammertink niet bepaald een fan: “Ik zeg altijd: ga niet zelf de jaarrekening maken. Facturen versturen en de kas en bank bijhouden, dat kun je zelf. Maar een jaarrekening opmaken, inkomstenbelastingaangiftes, de aftrekposten optimaal benutten, laat dat een ander doen.”

Hoofdzonden

Dat Jan Lammertink dit benadrukt is niet zonder reden.
De praktijk leert namelijk dat er meerdere ‘hoofdzonden’ zijn als de ondernemer de boekhouding zelf ter hand te neemt. Facturen maken in Word is bijvoorbeeld vragen om fouten. Dubbele facturen, foutieve nummering, gegevens op de factuur die niet kloppen, btw niet vermeld. Ook verkeerde btw-tarieven hanteren is een veelgemaakte fout. Het tarief hangt af van de diensten en producten en in welk land de afnemer is gevestigd. Daarnaast moeten zakelijk en privé goed worden gescheiden. Als er geen zakelijke rekening is maar alleen een privérekening, kan dat veel tijd kosten: er worden dan zakelijke betalingen gedaan of gelden ontvangen in privé hetgeen later weer gecorrigeerd moet worden. Extra werk dus.

Administratie die niet goed bij wordt gehouden leidt tot een achterstand. Bonnetjes raken kwijt, het bijwerken van de boekhouding vraagt vervolgens weer tijd die beter besteed had kunnen worden. Dat geld ook voor de btw-aangifte zelf. Ondernemers kunnen dat zelf, maar dat wordt dan wel uitgesteld tot het allerlaatste moment en dan moet de hele administratie worden bijgewerkt. Ook dan weer: bonnetjes zijn niet te vinden, er worden ongeldige betalingen opgevoerd of betaaldata verwisseld. En tot slot de aftrekposten en regelingen. Als de ondernemer niet over de juiste kennis beschikt kan dat tot gevolg hebben dat er te veel belasting wordt betaald.

Bovenstaande is een waarschuwing voor ondernemers die doorgaans geen doorgewinterde boekhouders zijn. Dat realiseert Marije Lette zich ook. Zij is eigenaresse van De Digitale Boekhouders in Enschede. De kernactiviteit moge duidelijk zijn: online boekhouden. Marije Lette had bijna vijftien jaar ervaring in de accountancy toen zij in 2022 de kans kreeg het kantoor over te nemen. “In de corona-tijd ben ik bij De Digitale Boekhouders begonnen: dat betekende dat echt alles digitaal ging, de besprekingen met klanten deden we via Teams.”

De Digitale Boekhouders verzorgt de volledige financiële en fiscale rompslomp voor bedrijven. Voor een zzp’er, maar ook grotere BV’s met omzetten van een paar miljoen. “Een ondernemer die een eigen bedrijfje begint probeert de boekhouding eerst zelf te doen. Maar na een jaar wordt de conclusie getrokken dat hij/zij onvoldoende boekhoudkundige kennis heeft. Dan ontstaat twijfel: heb ik het goed gedaan, heb ik alle aftrekposten benut. Dan vragen zij ons om na te gaan of alles goed verwerkt is”.

De Digitale Boekhouders werkt met het online-boekhoudpakket Moneybird, eveneens in Enschede gevestigd. “We bieden vervolgens drie pakketten aan: Basic, Premium en Exclusive. In alle drie pakketten verzorgen wij ook de jaarcijfers en dienen de aangiften in. We besparen de ondernemer veel tijd, want deze is dan zelf nog maximaal één uur per maand met de administratie bezig. Daarnaast neemt het veel zorgen en twijfels weg. Sommige ondernemers kunnen het wel zelf, maar zoeken een partij die over de schouders meekijkt of alles goed is geboekt en of fiscale faciliteiten maximaal benut worden. Ondernemers willen het graag goed doen en geen discussie met de fiscus.”

Met de opkomst van veel online-boekhoudpakketten verdwijnt langzamerhand het klassieke administratiekantoor. De tijd dat de ondernemer elke kwartaal of aan het einde van het belastingjaar met een schoenendoos vol bonnetjes bij het kantoor aanklopt zijn voorbij. De Digitale Boekhouders spint daar garen bij. “Want online boekhouden is makkelijker en snel. Maar je hebt ook een partij nodig die kennis heeft van boekhouding en fiscaliteit. Dat maakt ons uniek: we bieden niet alleen gemak, maar zorgen er ook voor dat de cijfers kloppen.”

Countus ziet zeker de voordelen van online-boekhoudpakketten. “Wij laten de klanten daarin vrij.
Het zijn keuzes: waar de een toch nog zelf de btw-aangifte kan doen, willen anderen alles uitbesteden. Het is uiteraard ook een financiële afweging”, vindt Jan Lammertink tot slot: “Je kunt die tijd ook besteden aan je bedrijf en zo meer omzet ophalen, dat pakt per saldo soms voordeliger uit.
En vergeet niet de rust die het uitbesteden aan een deskundige geeft: niemand zit te wachten op stress van controles en naheffingen. Dat komt de privésfeer niet ten goede. De conclusie? Doe datgene waar je goed in bent of wat je leuk vindt, laat een specialist doen waar je geen zin in of kennis van hebt. Dit geeft rust en de juiste focus.”  

‍