Eén van de grote vervoerders die bij het omvangrijke evenement voor sporters met een beperking waren betrokken, was Brookhuis Busreizen uit Oldenzaal. Daar zijn ze wel wat gewend, zo rijdt Brookhuis ook voor Military Boekelo-Enschede en de recente Batavierenrace. “We zijn goed in zulke grote projecten,” zegt manager busreizen Koen Ziemerink. Maar die vinden jaarlijks plaats, daar liggen draaiboeken voor klaar. Dít was even wat anders… Anderhalf jaar eerder was de Brookhuis Groep al benaderd door Robert Zandstra, de voorzitter van de Military Boekelo-Enschede en bij de Special Olympics Nationale Spelen Twente verantwoordelijk voor de operationele zaken. “Hij weet wat hij aan ons heeft,” vertelt Ziemerink. De Oldenzalers zeiden ja, ondanks het feit dat juni altijd een superdrukke maand is: “Het is dan hoogseizoen voor het busvervoer, maar we wilden graag meedenken -praten.”

‍

Soepele samenwerking
Pas twee weken vóór het evenement ontstond er duidelijkheid over de inzet van het aantal touringcars en chauffeurs. “Dat was wel een dingetje. Ik had verschillende collega’s in Twente alvast gevraagd om bussen vast te houden voor dat weekend.” Ook met de andere grote vervoerspartner voorde Special Olympics Nationale Spelen Twente, Keolis (Syntus), werden afspraken gemaakt voor een soepele samenwerking. Maar hoeveel bussen moesten er worden ingezet? Tien? Dertig?” Dat was heel lastig om in te schatten. We wisten ook niet precies om hoeveel deelnemers en bezoekers het zou gaan. En welke groepen zouden er dan naar welke sportlocaties moeten worden vervoerd?” Uiteindelijk zette Brookhuisachttien touringcars in op zaterdag en zestien op zondag. Keolis deed op beide dagen mee met acht bussen. En alles verliep voortreffelijk, mede dankzij de flexibele opzet. “Het gebeurde bijvoorbeeld dat het ontbijt vaneen groep deelnemers langer duurde dan gepland. Dan was om 9.00 uur de bus weg want die moest een half uur later op locatie zijn. Dus moesten we die bus nog een keer laten terugkomen. Zo hebben we de rijtijden constant aangepast aan de omstandigheden.

‍

Militaire operatie
Ziemerink deed de planning samen met Hennie Visscher, oud directeur van onder meer Oad Busreizen. Ook Visscher noemt de onduidelijkheid over de te verwachten toeschouwersaantallen. “Maar we hebben ons er prima doorheen geslagen,” blikt hij terug. Vrijdagavond was het meteen al spannend bij De Grolsch Veste, waar bezoekers en genodigden zich verzamelden voor de openingsceremonie in het FBK Stadion. Daar begon de onzekerheid over de aantallen passagiers. Koen Ziemerink: “We wisten niet om hoeveel mensen het zou gaan. Familieleden van de sporters en vrijwilligers waren ook uitgenodigd, maar hoeveel zouden er komen?” De logistiek rond de openingsceremonie was ’een uitdaging’, vult Visscher aan. “We moesten ervoor zorgen dat de toeschouwers zich niet zouden vermengen met de spelers. Bij het FBK-stadion moesten de laatsten aan de achterkant worden afgeleverd, en de bezoekers aan de voorkant. ”Het leek wel een militaire operatie, zegt Visscher. Waarbij ook Ronald Huiskes van Keolis een belangrijke rol speelde. De filosofie van ‘niet lullen maar poetsen’ werkte goed, aldus Visscher. En de twaalf touringcars die werden ingezet, bleken voldoende: die vrijdagavond zijn er tussen de 3500 en4000 passagiers vervoerd. Ziemerink kroop zelf ook achter het stuur. Hij zou onder meer een groep dansers wegbrengen naar zalencentrum Rouwhorst in Oldenzaal. Maar ze kwamen helemaal niet opdagen. Bleek dat de groep met een eigen busje op weg was gegaan zonder dat te melden. Ziemerink moet er om lachen: “Uiteindelijk is alles goed gegaan. Niemand is blijven staan of te laat gekomen!”

‍

“DE FILOSOFIE VAN ‘NIET LULLEN MAAR POETSEN’ WERKTE GOED”

‍

Plannen en organiseren
Brookhuis had op de vrijdag twaalf chauffeurs beschikbaar, op de zaterdag 26 en op de zondag eveneens 24. De communicatie met de locatiemanagers was van groot belang voor actuele data. Het begin tijdstip van alle sportonderdelen was heilig, na afloop kwam dat er minder op aan. “Als we een kwartiertje of half uurtje later gingen rijden, was dat niet erg.” Het vereiste natuurlijk wel weer flexibiliteit in de plannen. Ziemerink is, naar eigen zeg gen, een perfectionist. “Je wilt je zo goed mogelijk voorbereiden en alles plannen en organiseren. De dagen voor het evenement zijn we superdruk geweest met plannen en met het doorvoeren van wijzigingen in de schema’s. En de chauffeurs wilden natuurlijk ook graag weten wat ze moesten doen. Maar in die omstandigheden leer je wat meer te relativeren.” Hij kijkt met plezier op dat weekend in juni terug. En Ziemerink is niet de enige. “Iedereen vond het fantastisch om mee te doen. Het was een topweekend. Het was dan ook een bijzondere doelgroep. Ja, we zouden zo weer meedoen als ons dat wordt gevraagd!”

‍

Relaxed
Wat ook een rol speelde bij het succes, was de ontspannen sfeer, vertelt Visscher. “Spelers, begeleiders, iedereen was relaxed. Geen stress, het was een heel prettig gebeuren. Een fantastisch weekend, een van de mooiste evenementen waarbij ik betrokken ben geweest. De samenwerking, de flexibiliteit, het super-relaxte sfeertje: het was geweldig!” Er konden ook voldoende chauffeurs worden ingezet en dat is best een prestatie, want ook de touringcarbranche kampt met personeelstekorten. Zo kruipen gepensioneerde chauffeurs na de corona lockdown minder vaak achter het stuur. Terwijl dat gewaardeerde medewerkers zijn: ervaren en flexibel. Ziemerink: “Het liefst hebben we er vijf tot tien bij in de flexibele schil…”

‍

Logistieke puzzel
Er was overigens nóg een partner met een bijzondere logistieke klus: evenementen-organisatiebureau Ev’Hands uit Nijverdal was verantwoordelijk voor onder meer de vormgeving en productie van het Olympisch dorp en de openingsceremonie. “We moesten er onder meer voor zorgen dat de juiste spullen werden besteld en dat de leveranciers niet allemaal op hetzelfde moment zouden arriveren”, legt Jan Jaap Bulder uit. Het was een enorme logistieke puzzel: “Wanneer kwamen de tenten, de vloerbedekking en de bedden? En wanneer moesten die worden opgemaakt?” Het ging daarbij om 224 tenten met elk acht slaapplekken, acht stroompunten, lockerkasten, lampjes én de vloerbedekking. Ev’Hands heeft grote ervaring op dat gebied en kreeg alles voorelkaar. “Mede dankzij de betrouwbare leveranciers”, zegt Bulder. En met dan kaan het legertje vrijwilligers. “Van advocaat tot timmerman, allemaal zijn ze bezig geweest met het in elkaar zetten van bedden en het leggen van vloeren.” En zondagmiddag werd alweer begonnen met de afbouw…