Is een e-mail schriftelijk?

Het uitgangspunt van ons recht is dat de meeste overeenkomsten geen verplichte vorm hebben. Mondeling, schriftelijk, per e-mail of WhatsApp, het is allemaal prima. In de wet staat dat sommige overeenkomsten alleen schriftelijk geldig kunnen worden aangegaan.
Dit is bijvoorbeeld het geval als een particulier een huis koopt. De wetgever voerde speciale wetsartikelen in om dit ook langs elektronische weg mogelijk te maken. In dat geval gelden er wel strenge eisen om bijvoorbeeld de identiteit van partijen vast te stellen. Een gewone e-mail voldoet meestal niet aan deze strenge eisen.

Schriftelijke verklaring

Wist u dat er in de wet staat dat ook sommige verklaringen in schriftelijke vorm dienen te geschieden? De rechtsgebieden waar ik mij mee bezighoud kennen bijvoorbeeld schriftelijke eisen voor de ingebrekestelling en de stuiting van verjaring. Een ingebrekestelling is overigens niets anders dan een schriftelijke aanmaning waarin wordt aangezegd binnen welke termijn iemand zijn verplichting moet nakomen.
De stuiting van verjaring is het onderbreken van de termijn waarbinnen bijvoorbeeld betaling van een geldvordering bij de rechter moet worden gevorderd. Doet u dat niet, dan kunt u na verloop van tijd geen aanspraak meer maken op betaling. De termijn wordt onderbroken met de gerechtelijke procedure maar kan soms ook worden onderbroken met een schriftelijke mededeling. In de mededeling moet concreet staan dat u het recht op betaling voorbehoudt. Na deze mededeling gaat een nieuwe termijn lopen.
Voorop moet worden gesteld dat er geen speciale wetsartikelen zijn die het mogelijk maken om de ingebrekestelling of de stuiting van de verjaring langs elektronische weg te sturen. Het is daarom aan te bevelen om deze verklaringen altijd schriftelijk te sturen. Dat is zeker het geval als de financiële belangen groter worden. Uw brief stuurt u bij voorkeur aangetekend zodat u kunt bewijzen dat uw mededeling ontvangen is. Het gelijktijdig zenden per e-mail en per gewone post, is ook raadzaam.

Toch per e-mail?

Hoe strikt is de eis om iets schriftelijk te doen? Is een ingebrekestelling per e-mail ongeldig? De ratio waarom iets schriftelijk moet, verschilt per soort rechtshandeling. Afhankelijk van de ratio worden ook de eisen aan de vorm van de verklaring minder streng.
Bij de invoering van het wetsartikel over de ingebrekestelling werd de eis van schriftelijkheid al gelijk gesteld met een telegram en telexbericht. Het faxbericht kwam hier later bij. De schriftelijke vorm dient dus niet zo beperkt te worden opgevat. Een ingebrekestelling langs elektronische weg is dus in beginsel toegestaan. Wel is het de vraag of het dan moet voldoen aan strenge eisen. Gezien de ratio dat de vorm niet te beperkt moet worden opgevat, is een gewone e-mail vaak voldoende. Lagere rechtspraak bevestigt dit. Voor de schriftelijke mededeling waarmee een lopende verjaringstermijn wordt gestuit, geldt hetzelfde. Bij invoering van dit wetsartikel was het de bedoeling om aan te sluiten bij de vorm van de ingebrekestelling.
Let wel op. U dient wel te kunnen aantonen dat uw aanmaning of mededeling per e-mail is ontvangen. Dat kan bijvoorbeeld als iemand per e-mail reageert. Zorg er voor dat uw e-mail een reactie uitlokt. Als u kunt bewijzen dat een verklaring is ontvangen, dan stapt een rechter snel over de formele eis van schriftelijkheid heen.

Spreek het af

Ook kunt u in het contract afspreken dat verklaringen altijd zijn toegestaan per gewone e-mail. In dat geval kan er ook een bepaling worden opgenomen waarin staat hoe de ontvangst wordt vastgesteld. Dit kan bijvoorbeeld door een automatisch gegenereerde lees- of ontvangstbevestiging. U kunt dan ook afspreken of het e-mailprogramma van de verzender of de ontvanger doorslaggevend is als de inhoud of het tijdstip van de ontvangst ter discussie staan.
Door: Mr. J. (John) van Schendel, advocaat Contracten-, proces-, en aansprakelijkheidsrecht bij KienhuisHoving advocaten en notarissen.
Reageren? Rechtstreeks naar de auteur: john.vanschendel@kienhuishoving.nl

Gerelateerd nieuws

Realisatie door Internetbureau Creative ICT