Laat u na afwijzing niet afschepen!

In een aanbestedingsprocedure kan maar één inschrijver winnen. Dat weten alle deelnemende partijen vooraf. Alle deelnemers getroosten zich daarom veel inspanningen en moeite om de opdracht binnen te slepen. Het is op zich al teleurstellend als daarna een brief wordt ontvangen waarin staat dat de aanbestedende dienst voornemens is de opdracht aan een ander te gunnen en waarin de deelnemer wordt bedankt voor de genomen moeite. Veelal ontbreekt dan ook nog een echte toelichting op die beslissing en rijst de vraag of de aanbestedende dienst wel serieus met de afgewezen aanbiedingen is omgesprongen. De teleurstelling neemt daardoor nog verder toe.

Een aanbestedende dienst dient transparant te handelen. Daarom moet een gunningsbeslissing zodanig inzichtelijk gemotiveerd te worden dat het voor de afgewezen inschrijvers mogelijk is om de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden te controleren. Alle relevante redenen voor de gunning dienen in de mededeling van de gunning te worden opgenomen.

Inhoud gunningsbeslissing
In de praktijk gebeurt het maar al te vaak dat nauwelijks enige toelichting wordt gegeven en dat de aanbestedende dienst met allerlei redenen komt zodra een kort geding procedure in het vooruitzicht wordt gesteld. Dat is niet toegestaan. Alle redenen moeten, bijzondere omstandigheden uitgezonderd, in de gunningsbeslissing zijn opgenomen en mogen niet op een later tijdstip nog worden aangevoerd. Het is dus bijvoorbeeld niet toegestaan dat dan voor het eerst na die gunningsbeslissing nieuwe redenen worden aangevoerd waarom een inschrijving ongeldig was.

Inzichtelijk motiveren
Zeker waar ingewikkelde wegingen en aanbestedingssystematiek om de hoek komen kijken, mag van de aanbestedende dienst een en ander worden verwacht. Het is bijvoorbeeld onvoldoende om te volstaan met een puntentabel met scores en een enkele mededeling dat de winnaar de laagste prijs heeft geboden. Die puntentabel moet door de deelnemers aan de aanbesteding kunnen worden gecontroleerd. Indien er bijvoorbeeld meerdere interviews of presentaties met punten worden gewaardeerd, dient in de gunningsbeslissing duidelijk te worden welke punten aan welk interview of presentatie worden toegekend en waarom bij relatief lage cijfers tot dat cijfer is gekomen.

Actie
Van aanbestedende diensten wordt veelal meer verwacht dan in de praktijk gebeurt. Dat gaat trouwens niet zover dat de aanbestedende dienst verplicht zou zijn om prijzen of deelprijzen bekend te maken. Aanbestedende diensten mogen over de gunning geen gegevens bekend maken die commerciële belangen van ondernemers kunnen schaden of afbreuk doen aan eerlijke mededinging tussen ondernemers. Wel moet een gunningsbeslissing dus voor een afgewezen inschrijver voldoende houvast bieden om te kunnen beoordelen of het aanhangig maken van een juridische procedure of anderszins bezwaar maken tegen de voorgenomen beslissing zinvol is. Is dat niet het geval, dan is er veelal grond om actie te ondernemen en hoeft u het er niet bij te laten zitten. Bij vragen of advies hierover, kunt u vrijblijvend met ons contact opnemen.

Koert Kroeze is advocaat Bouwecht en Aanbestedingsrecht bij Daniels Huisman Advocaten; een advocatenkantoor met een persoonlijke en assertieve benadering voor de ondernemer. Daniels Huisman Advocaten is gespecialiseerd op vele rechtsgebieden en werkt vanuit 2 vestigingen, in Almelo en Enschede.

Gerelateerd nieuws

Realisatie door Internetbureau Creative ICT